månadsarkiv: oktober 2014

Vinnarna i veckans tävling!

De tre vinnarna av kontorsstolar i vår tävling från förra veckan nedan! Håll utkik efter fler tävlingar med fina priser framöver. Vinnarna kontaktas via email. Övriga tävlingsbidrag kommer också få en rabattkod på 250kr som tack.

utskuren pumpa för halloweenHöstbästa: Jag älskar hösten bäst av alla årstider på grund av dess mystiska och mörka bakgrund, men även de starka färgerna och familjevärmen som sprids när man karvar ut årets pumpa. – Justin

höstmorgon på jaktpasset i skogen

Höstbästa: En tidig höstmorgon, solen letar sig sakta genom dimma och grenar medan jag sitter på pass i väntan på det annalkande hundskallet. Det är en av höstens magiska stunder! – Anders

nyckelpigor på taketHöstbästa: Det bästa med hösten är att man kan flytta in i värmen och sätta sig framför kakelugnen och läsa en bok. Verkar som om nyckelpigorna på bilden också kan tänka sig att flytta in. Hittade dessa fyra krabaterna på insidan av mitt fönster en dag när det var lite kallare ute. – Olof

Direktupphandling via e-handel vid offentlig upphandling

I den här artikeln redogör vi för vad som gäller vid offentlig direkt upphandling för närvarande.

Vad är offentlig upphandling?

En offentlig upphandling är köp av varor och tjänster inom den offentliga sektorn som finansieras med allmänhetens pengar, det vill säga skattemedel. Av denna orsak måste strikta regler följas när inköp skall göras. En offentlig enhet är i Sverige stat, kommun, myndighet och landsting. Till offentliga enheter räknas också vissa offentligt ägda bolag, stiftelser, föreningar och andra sammanslutningar.

En offentlig upphandling kan till exempel vara en kommun som köper in nya skrivare och kopiatorer med tillhörande service eller staten som köper en entrepenadtjänst för ombyggnad av vägar. Direktupphandling är en del av offentligt upphandling och kan efter vissa kriterier användas utan krav på annonsering.

Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling, LOU. (2007:1091). Lagen baseras på EU-direktiv och jämförbara regler finns även i andra länder som tillhör EU.

Gränsen för direktupphandling

Direktupphandling är inköp av varor och tjänster utan specifika krav på tillvägagångssätt. Kravlöst tillvägagångssätt betyder att det inte finns regler för hur leverantören anlitas. Direktupphandling kan användas vid inköp där totala kostnaden underskrider direktupphandlingsgränsen. Från och med 1 juli 2014 höjdes gränsen för direktupphandling till 505 800 kronor (ex moms) för de offentliga enheter som lyder under lagen för offentlig upphandling. Här kan också nämnas att offentliga enheter bör ha riktlinjer för direktupphandling och dokumentation av direktupphandlingar vars värde är större än 100 000 kronor.

Gränsen för dokumentation vid direktupphandling

För direktupphandlingar mellan 100,000-505,800 kr så krävs det att upphandlingen dokumenteras. Varje upphandlande enhet har sedan vanligtvis riktlinjer för hur direktupphandlingar ska se ut för värden under 100,000 kr. Det kan till exempel vara vanligt med riktlinjer inom den upphandlande enheten som säger att för värden upp till 50,000 kr gör beställaren själv upphandlingen utan krav på dokumentation. Och att riktlinjerna sedan kan säga att upphandlingar för värden mellan 50,000-100,000 kr också dokumenteras och granskas av den upphandlande enhetens (ex kommun) tjänstemän för att se om ytterligare behov finns på andra ställen så att inköpet kan samordnas samt kontroll om det redan finns ramavtal för produkten.

Räkneexempel på gränsen för direktupphandling

Om en offentlig enhet direktupphandlat en viss typ av vara eller tjänst för 150 000 kronor i början av året, om det uppstår vidare behov av samma slags vara eller tjänst, så kan den offentliga enheten direktupphandla för ytterligare 355 800 kronor. En offentlighet enhet kan direktupphandla samma slags vara eller tjänst för maximalt 505 800 kronor exklusive moms under räkenskapsåret. Beräkning av värdet på det avtal/inköp som enheten kommer att upphandla skall uppskattas till det totala beloppet som kan komma att betalas. Hit bör alltså också options- och förlängningsklausuler räknas med som om att de skulle användas. Alla inköp av samma slag inom samma enhet bör räknas samman.

Angående att göra en bra affär

För de flesta upphandlande enheter handlar det om att göra en bra affär vilket är deras mandat. De använder olika typer av upphandlingar för att nå bästa resultat vid upphandlingen. I de flesta fall tjänar butiker på nätet som en mycket bra referenspunkt för att göra en god affär eftersom nätbutiker som Kontorsmagasinet listar sina produkter med transparenta nettopriser i en redan konkurrensutsatt marknad, istället för de höga bruttopriser som du traditionellt har fått från dina leverantörers säljare. Eftersom nätbutikerna sällan får prata med sina kunder innan en beställning görs säljer vi med färdigprutade nettopriser.

Att bedöma upphandlingens storlek och varor av samma slag

När det gäller att bedöma att bedöma upphandlingens storlek skall man enligt reglerna göra de för varor av samma slag inom den upphandlande enheten. Hur den upphandlande enheten bedömer ”samma slag”  kan starkt påverka upphandlingens värde och därmed hur många direktupphandlingar man kan göra.

Vi har exempelvis hört från upphandlande enheters chefer att de bedömer att kontorsmaterial som produktgrupp bedöms som en vara av samma slag för att kunna göra en större upphandling och på det viset göra en bättre affär. Men för oss är det istället tydligt att större upphandlingar inte ger en bättre affär eftersom de leder till kraftigt ökad administration på inköpande och säljande sida och minskar transparensen i upphandlingen när den blir mindre överskådlig, detta ökar som konsekvens priset på produkterna.

Vi tror att man gör en bättre affär och mer effektiva upphandlingar genom att bedöma varor av ”samma slag” snävare och därmed minska storleken på upphandlingarna. Vi tror att mindre upphandlingar blir mer effektiva tack vare ökad transparens samt minskad byråkrati och administration.

När kan direktupphandling användas?

  • Om det som skall upphandlas är av lågt värde, under 505,800 kr ex moms under ett år.
  • På grund av synnerliga skäl t.ex. extra förmånliga inköp eller vid brand.
  • Direktupphandling kan användas om det finns särskild brådska orsakad av oväntade omständigheter som enheten själv inte kunnat påverka eller förutse. Brådska på grund av dålig planering ger inte rätt till direktupphandling.
  • I fall där annonsering inte anses lämpligt. Exempelvis vid inköp av råvaror.
  • Direktupphandling kan användas vid inköp av varor som framställs endast för forsknings-, experiments-, utvecklings- och studie-ändamål. Dock får framställningen inte ske i vinstsyfte eller för att täcka eventuella forsknings- och utvecklingskostnader.
  • Det som skall upphandlas av tekniska, konstnärliga och på grund av ensamrätt inte kan levereras av annan än särskild leverantör.
  • Upphandlingen i fråga gäller ytterligare leverans från ursprungliga leverantören. Leveranser som är avsedda som tillägg eller delersättning för tidigare leveranser. Byte av leverantör skulle orsaka oskäliga tekniska eller ekonomiska olägenheter.
  • Om inget gällande ramavtal för ifrågavarande vara eller tjänst finns.

Konkurrens vid direktupphandling

Inköp blir nästan alltid förmånligare om flera leverantörer ges chans att ge anbud på det som skall skaffas. Att utföra konkurrensutsättning kan vara lätt, kolla priser på några näthandlare online. Vi har stött på inköpare på myndigheter som säger att de att de mycket ofta söker på Google efter alternativ. De anger ofta att beställaren själv endast tycker att de finns en leverantör som fungerar men att de vid en enkel Google-sökning kan hitta mängder av andra möjliga leverantörer.

Ofta finns flera priser att jämföra enkelt på bland olika webbutiker om det finns webbutiker som saluför produkten man är ute efter. Andra former kan vara genom samtal via telefon, e-mail, via annonsering på enhetens hemsidor eller via offentliga annonsdatabaser. Offentliga enheter har ofta regler och specifika sätt som de utför konkurrensutsättningen på. Viktigt är att utvärdera vad som anses som mest lämpligt från fall till fall. Upphandlande enhet vill vara säker på att den verkligen får det som de betalar för.

Fördelar med direktupphandling via e-handel

  • Det går åt mindre tid och personalresurser och enheten kan istället koncentrera sig på de större upphandlingarna, för att nå hög kvalitet och stora besparingar.
  • Listpris finns tillgängliga dygnet runt.
  • Mindre administrativ börda även om det finns krav på dokumentation.
  • Effektivare upphandling av mindre inköp.
  • Större möjlighet att förhandla om leveranstider.
  • Gynnar småföretag eftersom direktupphandling inte kräver lika brett sortiment som ett ramavtal gör.
  • Möjliggör bra affärer på enhetens egna villkor.
  • Valfrihet för enheten själv att välja leverantör.
  • Minskar transaktionskostnader vilket ger resurser för större upphandlingar.
  • Frihet att skapa egna processer för upphandling.
  • Inga krav på anbud av viss form.
  • Tid från beslut till första leverans nedkortas.

Läs gärna också vår guide om hur du smartast upphandlar kontorsmaterial online.

Att tänka på före direktupphandling

  • Vad skall uppnås med inköpet? Är köpet av varan eller tjänsten en tillfällig lösning eller kommer köpet att vara del av en större helhet?
  • Gå igenom och titta på tidigare avtal gällande liknande köp. Finns det ännu gällande avtal som går och är passande att använda?
  • Har enheten köpt samma vara eller tjänst tidigare? Utvärdera tidigare köp. Uppfylldes kraven som enheten hade på den varan eller tjänsten. Vad kan göras annorlunda?
  • Hur skall leverantörerna kontaktas för bästa konkurrens? Vad passar enheten?
  • Beskriv så bra som möjligt de krav som ställs på varan eller tjänsten. Målsättningen som enheten strävar till där leverantören har en betydande roll är också bra att nämna.
  • Vad är det viktigaste kriteriet vid val av leverantör? Till exempel kvalitet på vara eller tjänst, leveranstid, leveransförmåga, leverantörens egna ekonomiska stabilitet eller är det bara priset som är avgörande.

Även om det vid direktupphandling inte finns krav på hur leverantören anlitas så är resultatet av inköpet oftast bättre om man är tydlig med vad som skall köpas. För att den offentliga enheten skall ses som en lockande köpare och för att leverantörerna skall vilja lämna anbud krävs det att det informeras tillräckligt bra om hur valet av leverantör går till.

Ramavtal

Ramavtal är avtal eller gemensamma överenskommelser som är grund till framtida avtal. Ramavtal anger “ramarna” och villkor som ingår i dessa. Ramavtal tecknas mellan kund/offentlighet enhet och leverantör. Ramavtal bestämmer vilka varor och tjänster leverantören skall kunna leverera. Här nämns också vilka priser och villkor som gäller. Priser, varor och tjänster i ramavtal kan kompletteras enligt förutbestämda villkor.

Finns ramavtal bör man avropa mot detta. Det vill säga beställa från leverantör nämnd i ramavtalet utan att göra nytt avtal med leverantören. Ramavtal spelar en stor roll i offentlig upphandling. Ramavtal betyder förenkling av byråkratin som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling. Vid upphandling av ramavtal så utser offentliga enheten ett antal leverantörer och gör upp avtal med dessa. Från en sådan leverantör kan sedan enheten göra enkla avrop/beställningar i stället för att verkställa en upphandling med specifikation, anbud och avtal. För mera information om ramavtal och avrop besök gärna avropa.se.

Direktupphandling – kom ihåg!

  • Direktupphandling får användas när totala inköps summan exklusive moms inte överstiger 505 800 kronor årligen.
  • Kom ihåg att kontrollera om det finns gällande ramavtal. Har enheten inget gällande ramavtal så är direktupphandling under gränsvärdet 505 800 kronor tillåtet.
  • Upphandlande enhet måste kunna visa att direktupphandling är tillåten.
  • Alla direktupphandlingar av samma slag och inom samma enhet skall räknas samman under räkenskapsåret.
  • Upphandlande enhet måste ha kontroll på att alla inköp inom enheten inte överstiger beloppsgränsen.
  • De EU-rättsliga grundprinciperna gäller även vid direktupphandling.
  • Konkurrens och annonsering lönar sig oftast även vid småskalig upphandling.
  • Skriftliga avtal är lika viktiga vid direktupphandling som vid offentlig upphandling.
  • Spara avtal och andra dokument vid direktupphandling. Detta för att vid eventuell överklagan kunna påvisa godtagbara skäl till direktupphandlingen.

Processen offentlig upphandling

Offentlig upphandling tar i jämförelse med den privata sektorn längre tid. Upphandlande enhet annonserar oftast ut den vara eller tjänst som skall upphandlas. Till annonsen läggs en till ett förfrågnings underlag som detaljerat beskriver vad som efterfrågas och vilka krav som ställs på leverantören. Företag skickar härefter in anbud som motsvarar kraven i förfrågnings underlaget samt ger bild av vad företaget kan erbjuda och till vilket pris. Offentliga enheten utvärderar anbuden och gör beslut på vilket företag som får kontraktet. Efter att beslutets gjort finns tid för andra leverantörer att överklaga ifall att invändningar mot sakligheten i myndighetens hantering av upphandlingen.

Leverantör för upphandlingen väljs oftast på basen av pris och hur väl kraven som ställts uppfylls. Det har dock ofta varit problem med att leverantörer med dålig kvalitet på varor och tjänster valts. Rättspraxis har blivit så att upphandlande enhet måste bevisa att kvaliteten på varor eller tjänster kommer att bli undermålig för att kunna välja bort det förmånligaste anbudet.

Konkurrensverket fungerar som tillsynsmyndighet och delvis rådgivande vid frågor gällande hur lagen om offentlig upphandling tillämpas.

Offentlig upphandling finns till för att kostnadseffektivt använda skattemedel, gynna fri rörlighet inom EU, eliminera förfaranden som begränsar konkurrens, underlätta företagens möjligheter till affärer med offentlig sektor och säkerställa att de företag som säljer varor eller tjänster till lägsta pris vinner anbudsgivningen.

Grundprinciper i offentlig upphandling

Lagarna som styr och reglerar offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Lagarna skall alltså tolkas med dessa som bakgrund

  • Icke-diskriminering: den princip betyder förbud mot diskriminering av leverantören på grund av nationalitet, medborgarskap eller verksamhetsland. Enheten som gör inköp får inte ställa sådana krav som bara svenska leverantörer vet om eller klarar av att uppfylla. Det här gäller även om upphandlande enhet inte förväntat sig anbud från utländska leverantörer. Alla anbudssökande och anbudsgivare skall behandlas lika.
  • Likabehandling: detta innebär att alla leverantörer skall ha samma förutsättningar. Information skall ges samtidigt till alla leverantörer. Upphandlande enhet får ej heller godkänna för sent inkomna anbud. Samma regler och tidsfrister gäller alla.
  • Proportionalitet: kraven och villkoren för upphandlingen skall stå i proportion till det som skall köpas in.
  • Öppenhet: principen angående öppenhet skall genomsyras av öppenhet och förutsebarhet. Inget gällande upphandlingen får hållas hemligt, upphandlingen skall offentligt annonseras och alla leverantörer som gett anbud skall informeras om resultatet. Alla information skall vara klart och tydligt formulerat för att undvika missförstånd.
  • Ömsesidigt erkännande: alla intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstats myndighet ska gälla i andra EU- och EES-länder

Direktupphandlingar lika som andra offentliga upphandlingar  bör ta hänsyn till grundprinciperna.

Tävling! Vinn en riktigt snygg & bra kontorsstol

Nu tävlar vi ut fina kontorsstolar till 3 separata vinnare. De tre vinnarna får välja mellan Ergo Basic blå, Ergo Syncro blå och Comfort blå.

För att delta gör du följande:

    • En riktigt trevlig höstbild som du har tagit själv och en mening om vad som är det bästa med hösten.
    • Bra feedback hur du tycker Kontorsmagasinet kan förbättras. Gärna ett kort stycke som är längre än en mening.

Vi skickar ett vändande email som bekräftar ditt deltagande. Skicka in ditt bidrag senast Måndag (13/10). Vinnarna och de vinnande bidragen presenteras senare under veckan.