Att tänka på vid dokumentförvaring och arkivering

Alla har vi någon gång haft en hög med papper som bara växer. Reklam, räkningar, viktiga dokument och tidningar allt i en salig röra. Oavsett om högen ligger hemma på köksbänken eller på skrivbordet på jobbet så kan den framkalla stress.

För att undvika att pappershögarna tar över så rekommenderas att man ordnar upp sina papper varannan eller var tredje dag. Det kanske känns motigt i början men efter att ha nött in en ny vana kommer sortering och arkivering av papper att gå som en dans. En ny rutin i vardagen som hjälper dig till ordning och reda, både hemma och på jobbet.

Dessutom kan det vara lagstadgat gällande dokumentförvaring för särskilda typer av dokument.

Läs gärna också våra guider om kontorsmaskiner, dokumentförstörare / pappersstrimlare, skärmaskiner / pappersskärare och märkmaskiner när du väl är igång och läser här.

Varför arkivera och förvara dina dokument?

  • Arkiverar gör man oftast av praktiska, funktionella och arbetsmässiga orsaker. Genom att hålla ordning, sortera och arkivera gör man det lättare för sig själv och andra plus att man sparar tid och pengar. Inget sökande i oändlighet efter just det där pappret.
  • Av ekonomiska och juridiska skäl. Uppkommer frågor angående det egna rättsintresset är arkivet av stort värde.
  • Lagstadgade skäl. Somliga dokument måste enligt lag sparas under kortare eller längre tid. Olika dokument skall sparas i 3 år medan vissa skall sparas för alltid.
  • Till speciellt viktiga dokument som ska finnas kvar för alltid bör man använda papper som märkts Svenskt arkiv. En något dyrare typ av papper som är gjord av bomull och känns igen genom vattenstämpeln med texten svenskt arkiv.

Vad skall arkiveras och vilka dokument måste förvaras?

Grundprincipen för arkivering är att det material som upprättas genom företaget eller rörelsen skall sparas. Företaget, rörelsen eller den enskilda personen har ansvar för att arkivera. I Sverige använder man sig av “det allmänna arkivschemat”. Schemat används som riktlinje för vad som skall arkiveras samt hur man arkiverar för att lätt kunna söka efter dokument i arkivet.

A – Protokoll från års- och styrelsemöten, verksamhetsberättelser samt revisionsberättelser. Dessa arkiveras med föredragningslistor samt eventuella bilagor.
B – Utgående handlingar, hit hör alla dokument som upprättas samt utgående post, brev, e-mail som skrivits ut och rapporter.
C – Diarier
D – Medlemsförteckningar och matriklar, register, journaler m.m..
E – Inkomna handlingar och post
F – Ämnesordnade handlingar
G – Räkenskaper
H – Statistik
J – Kartor och ritningar
K – Fotografier, film, ljud- och videoband
L – Pressklipp och trycksaker
Ö – Övriga handlingar som inte hittar sin plats i någon annan grupp.

Ett tips för att enkelt sortera papper så delar man in papperna i en aktiv och en passiv hög. De papper i den passiva högen sätts in i arkivet på rätt plats medan de aktiva sätts in i mappar eller pärmar som förvaras nära till hands.

Olika alternativ för förvaring

Nedan följer en översikt med olika typer av alternativ för din arkivering och dokumentförvaring.

Dokumentförvaring i pärmar

  • Pärmar är mycket bra att förvara dokument i. Pärmarna skyddar och rymmer en stor mängd papper.
  • Pärmar finns i olika utföranden. Europapärmar för papper med EU-hålning, arkivpärmar med bygelmekanism, gaffelpärmar i plast, med trärygg eller stålrygg samt ringpärmar.
  • Pärmar finns i otaliga färger och i olika storlekar. Det finns säkert pärmar som passar funktionellt och utseendemässigt just dig och dina behov.
  • Gaffelpärm är en pärm där pappren hålls fast med långa motriktade gafflar av metall.
  • Ringpärmen i sin tur håller fast pappren med ringar som öppnas för hand.
  • Pärmarna har en standard ryggbredd på 60 mm.
  • Till pärmar finns det många tillbehör. T.ex. hålförstärkare, tidskriftshållare, klämskenor samt etikett instick. Det är även möjligt att beställa specialpärmar utformade just för dina speciella behov och krav.
  • Arbetar du mycket med papper som förvaras i pärmar? Snabb tillgång och nära till hands är alltså A och O. Pärmkaruseller är lösningen. I en pärmkarusell kan du förvara en större eller mindre mängd pärmar. Det finns modeller som kan sättas fast på bordet, golvmodeller på hjul och en pärmkarusell som är fastsatt på stativ för enkel förflyttning.

Arkivkartonger

  • Arkivkartonger är ideala om man vill smidigt och billigt långtidsförvara viktiga papper.
  • Kartongerna gör det lätt att få ordning i sitt arkiv och dokumenten hålls lättåtkomliga tack vare att de går att öppna i fronten.

Hängmappsförvaring

  • Hängmappar är ett effektivt, säkert och smart sätt att förvara dokument.
  • Hängmapparna håller dokumenten strukturerade och lättåtkomliga.
  • Hängmappsförvaring finns i många olika utföranden. Brandklassade, låsbara, vagnmodeller, olika storlekar och färg.
  • Mapparna finns i många olika färger vilket gör det lätt att sortera och dela upp. Var sak har sin färg principen.

Kortlådor

  • Kortlådor är ett bra sätt att förvara kort och papper som behöver sorteras ordentligt.
  • Kortlådorna är tillverkade i plast och finns i olika storlekar ämnade för olika ändamål. Finns för kort i storlekarna A5, A6 och A7.
  • Som tillbehör till kortlådorna finns ledkort med t.ex. flikar A-Ö och linjerade skrivkort.

Mappar

  • Mappar är alltid bra att ha till hands. Hjälper till att få ordning på mindre mängd papper eller till att skicka offerter i samt att dela ut material i på möten och andra tillställningar.
  • Mappar finns utformade för olika ändamål. Boxmappar eller också kallade arkivmappar, gummibandsmappar i papp och plast, klämmappar, kombimappar med inbyggd möjlighet att i fack sortera papper, kuvertmappar, offertmappar, plastmappar, projektmappar samt sorteringsmappar med fickor.

Plastfickor

  • Plastfickor skyddar pappren och gör att du kan sätta in papper i pärm utan att håla.
  • Finns i många olika varianter. Magnetfickor som kan sättas upp t.ex. whiteboardtavla, bälgfickor som rymmer större mängd papper, kataloger eller prislistor och vanliga plastfickor som är öppna uppåt eller mot ryggsidan.
  • Mappar eller plastfickor med expanderabara ryggar som blir tjockare kallas ofta för bälgar. Bälgar kan alltså bli tjockare om det är mycket papper som förvaras i varje bälg.

Register

  • Register är bra att ha i sina pärmar för enkel sortering. Finns i papper och plast.
  • Registren finns som numrerade, A-Ö eller linjerade för att du själv lätt kan skriva in vad som finns var.

Typer av dokumentskåp för dokumentförvaring

I många fall är det nödvändigt att förvara och arkivera dina dokument i skåp och möbler som är specialkonstruerade för att skydda dokumenten. Nedan hittar du en översikt:

  • Brand- och inbrottsklassade skåp. Säker förvaring även om olyckan skulle vara framme.
  • Dokumentskåp kan vara klassade vilket betyder att de testats och bedömts av oberoende testföretag. Brandklassade skåp kan ha brandklass 30 minuter upp till 120. Vilket betyder hur länge skåpet står emot värme före viss innertemperatur uppnåtts.
  • Brandsäkra dokumentskåp.
  • Vanliga förvaringsskåp, enklare modeller samt låsbara.
  • Inbrottsfördröjande skåp med kodlås eller nyckel. Inbrottsfördröjande skåp är icke certifierade och klassade skåp. Skåpet ger ett visst skydd men man bör komma ihåg att det inte går att jämföra med ett testat och klassat skåp.
  • Inbrottsklassade skåp. Dessa skåp är tillverkade så att de är inte manipulerbara eller dyrkbara. Skåpen ska således stå emot olika former av fysiskt våld under en viss tid för att klassas.
  • Inmurningsskåp. Skåp som kan fällas in i väggen och gömmas bakom tavla eller varför inte som inredningsdetalj.
  • Låsbara kassaskrin.
  • Nyckelskåp med utrymme för mer eller mindre mängd nycklar.
  • PC- och serverskåp. Skåp med förvaringsplan för datorer eller server.
  • Ritningsskåp. Dessa skåp finns i olika storlekar och ger möjlighet att förvara ritningar plant.

Hur minska mängden papper?

Till sist vill vi slå ett slag för att minska mängder papper i cirkulation. Här är några snabba tips på vad du kan göra för att minimera pappersåtgången.

  • Ingen reklam skylt på postlådan
  • Övergå till E-fakturor
  • Släng reklam och annat skräp direkt i pappersåtervinningen.
  • Gallra ut det viktiga, sortera och arkivera åtminstone en gång i veckan.

En reaktion på “Att tänka på vid dokumentförvaring och arkivering

  1. Pingback: Kontorsmaskiner till kontoret | Blogg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *