Hur du smartast upphandlar kontorsmaterial online

Vi på Kontorsmagasinet har skrivit ihop den här guiden för hur du effektivast handlar kontorsmaterial och andra produkter till kontoret på bästa sätt, speciellt på nätet. Naturligtvis är vi som kontorshandlare online jäviga men vi förklarar nedan varför du smartast bör handla från oss, eller i alla fall av någon ren onlinehandlare.

Det första du ska veta om oss som endast sysslar med onlinehandel är att vi har mycket lägre försäljningskostnader än de som har fysiska butiker, och/eller de som har en säljkår med säljare som kontaktar dig då och då. Vi har dessutom öppet dygnet runt, alla dagar i veckan. Eftersom vi har lägre kostnader kan vi också hålla lägre priser, till våra kunders gagn såklart. Våra priser är vanligtvis mycket lägre än de som du hittar bland större företag.

Läs gärna också vår guide om direktupphandling med e-handel vid offentlig upphandling.

Myten om fördelen med avtal och upphandlingar

Traditionellt sett har upphandlingar inom kontorsmaterial och kontorsvaror varit väldigt taktiska affärer där båda sidorna (säljare och inköpare) försöker vinna över varandra. Problemet för inköpare av kontorsmaterial är att det är så många olika varor (tusentals) som behövs för ett kontor så det blir väldigt svårt att jämföra offerter sida vid sida. Oftast specificerar inköparen några hundra varor som den vill få pris på för att kunna jämföra offerterna, några hundra artiklar är fortfarande hanterbara siffror.

Problemet är att säljaren är väl medveten om att inköparen med största sannolikhet behöver en stor mängd (tusentals) ytterligare varor då och då som komplement till de varor som man handlar mer av. Därför finns det ett tydligt incitament för säljaren att verkligen sätta bottenlåga priser på de produkter som finns med på offertförfrågan och prislistan, och sedan vidmakthålla väldigt höga priser på de produkter som en offert inte täcker och därmed kunna tjäna bra med pengar på affären som helhet.

Som ett exempel har vi här på Kontorsmagasinet tiotusentals produkter för kontoret och det blir praktiskt taget omöjligt att jämföra det totala behovet en organisation har.

En upphandling låser in och minskar flexibiliteten

Dessutom uppstår en inlåsningseffekt när man handlar sitt kontorsmaterial genom en formell upphandling och skriver avtal eftersom det blir väldigt jobbigt och kostsamt att genomföra en så stor prisjämförelse kontinuerligt. Det är naturligtvis också något som de traditionella kontorsvaruleverantörerna drar nytta av och kan till exempel höja priser försiktigt efter hand. Och de har naturligtvis inget incitament att sätta låga priser på nya modeller av produkter eller lägga till nya produktkategorier som krävs för det moderna kontoret.

Men det fundamentala behovet i större organisationer som genomför upphandlingar är att få bättre priser än om de handlar i mindre skala. Vi förstår naturligtvis det här behovet och det är därför vi har introducerat ett system med automatiska lojalitetsrabatter/mängdrabatter. Du får helt enkelt mer rabatt ju mer du handlar, du behöver inte kontakta en säljare och förhandla, allt sker automatiskt. Visst är det skönt att slippa förhandla? Meningen är att du alltid ska känna att du får en schysst deal. Läs med om lojalitetsrabatterna här. >>

En formell upphandling av kontorsmaterial är sällan värt

Vi argumenterar alltså att nyttan av att göra en stor formell upphandling av kontorsmaterial är negativ eftersom den kostar massor av resurser, minskar flexibiliteten och den totala minskade inköpskostnaden blir liten. Riv de kostsamma avtalen! Skippa upphandlingar av icke strategiska varor! Kontorsmaterial är en icke strategisk upphandling, spara istället resurserna till viktiga upphandlingar av viktig material som är viktig för företaget. Dessutom är den välkända 80/20-regeln tillämpbar för upphandlingar där upphandlingar som motsvarar 80% av inköpsvärdet endast upptar 20% av inköpsorganisationens resurser (tid och pengar), och 20% av inköpsvärdet upptar 80% av inköpsorganisationens resurser. Dags att omprioritera?

Skillnaden mellan online och offline

Som vi nämnde tidigare har vi som rena onlinehandlare mycket lägre försäljningskostnader och kostnader överlag om man jämför mot traditionella fysiska kontorsbutiker eller stora nationella kontorsvaruleverantörer. Och med våra lägre kostnaderna kan vi med lätthet sätta lägre priser som lätt kan skådas och jämföras online mellan olika leverantörer om man så önskar. Du får alltså bra priser utan att göra en upphandling och du låser inte in dig på flera års sikt genom ett trögt och kostsamt avtal. Det blir skönt för dina anställda, de som har behoven, att enkelt och billigt beställa den material som behövs. De slipper gå igenom inköpsorganisationen som inte alltid förstår behoven som finns heller.

Dolda kostnader i en upphandling

Organisationer gör upphandlingar eftersom de vill få mängdrabatter på varor eller varugrupper som organisationen gör lite större inköp av. Priset och andra villkor i avtalet hamnar då i fokus när man analyserar upphandling. Men vi vill argumentera och belysa de dolda kostnaderna i en upphandling som bör tas hänsyn till om man jämför mot att inte göra en upphandling.

Resurser och kostnader för en upphandling

När man gör en upphandling kostar det ofta stora resurser. Vissa typer av upphandlingar kan vara väldigt komplexa och kosta mycket resurser, tid och i slutändan pengar. Det värsta är att för den inköpande organisationen blir det en dubbel kostnad. Dels för inköparen som hanterar och organiserar upphandlingen samt kostnaden för säljaren som naturligtvis i slutändan kommer adderas in i priset till slutkund.

Jämför man istället mot att köpa online utan avtal från Kontorsmagasinet så slipper du dessa kostnader helt och hållet, eftersom du varken behöver en inköpsfunktion eller betala för kontorsvaruleverantörens säljkår. Du blir då långt mer flexibel i ditt inköp. Dina anställda kan snabbt och enkelt jämföra pris online och kontrollera att de får en bra deal innan de upphandlar.

Effektivt inköp av kontorsmaterial

Utöver ovan nämnda argument vill vi belysa vikten av en modern websida/sajt som är enkel och snabb att använda och att du snabb kan få information om dina gamla order och pågående leveranser.

Kontorsmagasinet är gjord för att vara lättsökt via vår toppklassade sökfunktion, lättnavigerad tack vare ett tydligt produktkategoriträd och enkelt att slutföra beställningar via vår kassa som i steg enkelt visar de val som du har för leverans. Du kan självklart betala med faktura och ange separat faktura- och leverans-adress.

Om du börjar granska Kontorsmagasinet.se jämfört med andra sajter är vi säkra på att du kommer märka att saker och ting fungerar enklare, snabbare och bättre hos oss. Vi fokuserar på IT och användargränssnitt som ingen annan gör, till kundens fördel. Så vi vill argumentera för att vi inte bara ligger väl till när det gäller pris, men också användbarhet. Det är viktigt att sajten är lätt, snabb och effektiv att använda.

Ett brett sortiment av kontorsvaror är nödvändigt

Vi har ett brett sortiment som är lika stort som de mer traditionella stora kontorsvaruleverantörerna, det är viktigt för kunden att hitta allt de behöver för kontoret på ett stället. Istället för att behöva jaga runt på internet för att hitta rätt produkter. Förvisso är bredden på sortimenten ofta jämförbara mellan olika leverantörer av kontorsmaterial online,  så då spelar användbarheten och smidigheten en viktig roll.

Statlig upphandling vs. enkelheten att jämföra priser online

Gränsen för direktupphandling av statliga organisationer (stat, kommun, landsting och statligt ägda företag) är för närvarande 270 964 kronor (15 % av 1 806 427 kronor) enligt Konkurrensverket vilket gör att du i de flesta fall inte behöver göra en upphandling för ditt kontorsmaterial om du är mer specifik vad du ska köpa in. Direktupphandlingar har blivit mycket lättare med internet eftersom du med enkelhet kan jämföra priser mellan olika sajter i realtid istället för att behöva vänta på en säljares offert. Det går snabbt att göra direktupphandlingar och ta beslut baserat på några tillgängliga priser och sparar på resurser som kan användas till annat.

Vi uppmuntrar våra besökare att jämföra priser på internet och shoppa runt. Internet och öppna webbutiker som inte kräver kundkonto eller login (som Kontorsmagasinet) har inneburit att det är lätt och snabbt att jämföra priser mellan olika leverantörer. Det är möjligt att ta snabba inköpsbeslut som tidigare tog lång tid. Vi försöker dessutom sätta priser som ofta är de lägsta som du kan hitta online.

En reaktion på “Hur du smartast upphandlar kontorsmaterial online

  1. Pingback: Direktupphandling via e-handel vid offentlig upphandling | Blogg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *