Köpguide för dokumentförstörare till kontoret

svart dokumentförstörare från rexelAlla företag har någon form av dokument som innehåller sådan information som inte bör hamna i händerna på utomstående. En del sparas medan andra inte längre behövs och skall förstöras. Ta hjälp av en dokumentförstörare som strimlar pappren åt dig, istället för att för hand sitta och riva/klippa sönder papper.

Det är inte varje dag man går ut och införskaffar en dokumentförstörare och det kan vara krångligt att vet vad man skall ta i beaktande före man gör sitt val. Utbudet av moderna dokumentförstörare på marknaden är stort och gör det svårt att veta vilken som är bäst. Det finns en dokumentförstörare som passar perfekt för dina behov och plånbok.

Läs gärna också våra guider om kontorsmaskiner, REXEL dokumenförstörareskärmaskiner / pappersskäraremärkmaskiner och dokumentförvaring / arkivering när du väl är igång och läser här.

Dokumentförstörare och säkerhet

Dokumentförstörare är en kontorsmaskin som skär sönder dokument och gör dem oläsbara. Då man pratar om dokumentförstörares säkerhet så menar man hur små och fina strimlorna blir. Ju mindre bitar dokumentet skärs i desto svårare blir det att återskapa dokumentet. Vilket betyder ett högre skydd för känslig och konfidentiell information. Nivån på säkerhet delas in i klasser, där 1 har den lägsta säkerhetsklassen och 7 den högsta.

Dokumentförstörare tar hand om pappret på två olika sätt, i de lägre säkerhetsklasserna strimlas arken till remsor och i de högre korsstrimlas de, alltså strimlas från två håll. Ju högre säkerhetsklass desto mer ”finmalda” blir pappren. Alla maskiner är klassade efter olika säkerhetsklasser. I den lägsta klassen blir ett A4 till cirka 30 strimlor i storleken 7 mm bredd, det skulle alltså kunna vara möjligt att med avancerad utrustning sätt ihop arket igen. I den högsta klassen korsstrimlas arket till 1 x 4.7mm stora bitar, ett A4-ark blir cirka 14,300 bitar och det finns inte i hela världen en nu existerande maskin som kan foga samman de bitarna, för att rekonstruera informationen.  För de allra flesta företag räcker säkerhetsklass 4 alldeles tillräckligt, säkerhetsklasserna 5 och 6 används för känsliga data, till exempel för sådant som produceras på myndighetsavdelningar och advokatkontor.

  • Säkerhetsklass 1 – Allmänna dokument som ska bli svåra att läsa. Strimlor 7 mm. Ett A4 blir ca 30 bitar.
  • Säkerhetsklass 2 – Interna dokument som ska göras oläsliga. Strimlar 3.9 mm. Ett A4 blir ca 54 bitar.
  • Säkerhetsklass 3 – Känsliga dokument med företagsspecifika uppgifter. Korsstrimlor 4.0 x 48 mm. Ett A4 blir ca 325 bitar.
  • Säkerhetsklass 4 – Hemliga dokument som är viktiga för företagets organisation, dokument med personuppgifter. Korsstrimlor 3.9 x 40 mm. Ett A4 blir ca 400 bitar.
  • Säkerhetsklass 5 – Hemliga dokument som kan skada verksamheten. Forskarrapporter och för rättsinstanser. Korsstrimlor 2 x 15 mm. Ett A4 blir ca 2,080 bitar.
  • Säkerhetsklass 6 – Mycket hemliga dokument. Militära och polisiära handlingar. Korsstrimlor 0.8 x 12 mm. Ett A4 bli ca 6,200.
  • Säkerhetsklass 7 – Extremt hög säkerhet, för handlingar som rör rikets säkerhet. Korsstrimlor 1 x 4.7 mm. Ett A4 blir ca 13,300 bitar.

Att välja rätt dokumentförstörare

  • Vilken storlek ska dokumentförstöraren vara? Storleken bör väljas utifrån hur stor förbrukningen av papper är och hur stor del av detta som skall förstöras. Det tål att funderas på, för vem vill nu tömma dokumentförstöraren flera gånger per dag.
  • Var kommer dokumentförstöraren att placeras? Hemma, på kontoret eller företaget?
  • Hur många personer kommer att använda den? Ju fler användare desto större maskin krävs.
  • Hur många ark kan dokumentförstöraren strimla på samma gång? Används dokumentförstöraren på kontoret är det läge att välja en som kan hantera lite större mängd papper, 6-10 ark. Hemma, där man strimlar mer sällan räcker det säkert med mindre mängd i gången.
  • Dokumentförstörare finns med många olika funktioner. Till exempel finns det dokumentförstörare som strimlar cd-skivor och kreditkort och samlar upp dessa i skild behållare. Detta gör att skräpet lätt kan återvinnas och du gör en bra gärning för miljön.
  • Hur ska dokumentförstöraren se ut? En dokumentförstörare är en del av kontoret, en del av inredningen. Här är det bara egna tycket och smaken som kan avgöra. Har den egenskaperna som motsvarar behoven och designen är snygg, slå till!
  • Är det viktigt att maskinen är tyst? Vissa dokumentförstörare är tystare än andra.

Underhåll av dokumentförstörare

En dokumentförstörare är en maskin som regelbundet behöver skötsel och underhåll. Här ger vi dig tips och råd för att förlänga livslängden på din dokumentförstörare.

  • Läs bruksanvisningen och lär känna din dokumentförstörare för att inte mata den med för mycket papper på samma gång.
  • Var noggrann med att inte strimla annat än torrt papper.
  • Töm dokumentförstörarens papperskorg regelbundet. En överfull behållare kan orsaka stopp och kraftigt sänka maskinens hastighet.
  • Kontrollera knivar och ta bort pappersfragment som fastnat.
  • Torka dammet på utsidan av dokumentförstöraren.
  • Smörj knivarna enligt tillverkarens rekommendationer. Om maskinen är utrustad med AutoOil funktion kom ihåg att fylla på oljan.
  • Stäng av dokumentförstöraren när den inte används.

Kontorsmagasinet rekommenderar

För det lilla kontoret eller för hemma bruk kan vi rekommendera dokumentförstöraren REXEL prostyle 7. En liten funktionell dokumentförstörare med snygg design. Skär cross-cut bitar med maxstorlek på 4x40mm i säkerhetsklass 4. Papperskorgen rymmer 12 liter och den klarar av 7 ark på sammagång. Liten men effektiv.

För det lite större kontoret har vi dokumentförstöraren REXEL auto+300. Denna dokumentförstörare är utrustad med eget fack för automatisk inmatning och har en kapacitet att klara av 250 ark. Klarar av både häftade dokument samt gem. Hör till säkerhetsklass 4 och skär cross-cut bitar. Papperskorgen rymmer 40 liter och har skilt fack för cd-skivor och kreditkort. Miljösmart!

För det stora kontoret där mer än 10 personer ska använda dokumentförstöraren har vi tungviktaren FELLOWES 425Ci. En mycket tyst dokumentförstörare med avancerad teknik för att förhindra papperstopp. Den är även utrustad med AutoOil funktion så ingen manuell smörjning behövs. Dokumentförstöraren går i viloläge när den inte används och sparar energi. Hör till säkerhetsklass 3 och maxstorlek på bitarna är 3,9x30mm. Klarar av 28 ark på en gång och papperskorgen rymmer 121 liter. Klarar av cd-skivor och kreditkort. Levereras med 20 års garanti på skärverket och 2 år på maskinen.

2 reaktion på “Köpguide för dokumentförstörare till kontoret

  1. Pingback: Köpguide för märkmaskiner | Blogg

  2. Pingback: Guide skärmaskiner: Pappersgiljotiner & rullskärmaskiner | Blogg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *